Krishantering för HR: tips före, under och efter en kris

Av Mikael DanielssonUncategorized
HR och chefen samlar in nulägesbilden efter krisen

HR gör störst nytta i en kris genom det arbete som görs innan något händer. Det betyder en krisplan som ni har övat på, en krisorganisation där varje roll är bemannad, kontaktvägar som fungerar även när de vanliga kanalerna ligger nere och chefer som vet hur de ska ta hand om sina medarbetare. När krisen väl kommer arbetar HR med lägesbild, samordning, tydlig intern kommunikation och stöd anpassat till var och en. Efteråt är uppgiften återhämtning och lärdomar som förs in i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Nedan går vi igenom varje fas och skiljer mellan vad som är lagkrav och vad som är rekommendationer.

Distans-utbildning
Stärk arbetsmiljökompetensen inför krisen
Distans-utbildning erbjuder flexibla e-Learningutbildningar inom arbetsmiljö och säkerhet för företag och organisationer.
Se utbildningarna

Kort sagt

  • Arbetsgivaren är skyldig att ha den beredskap och de rutiner för första hjälpen och krisstöd som verksamhetens risker kräver, enligt Arbetsmiljöverkets AFS 2023:2.
  • Krisorganisationen behöver tydliga roller för ledning, kommunikation, lägesbild, personalansvar, drift och säkerhet, och det måste vara klart hur beslut fattas.
  • Under krisen börjar HR med en snabb lägesbild och kommunicerar sedan sakligt, empatiskt och med tydliga nästa steg.
  • Människor reagerar olika. Chefen behöver fånga upp varje medarbetares situation och se till att större stödbehov blir tillgodosedda.
  • Efter krisen dokumenteras förloppet, rutinerna uppdateras och återhämtningen förs in i det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM).

Innehållsförteckning

Vad arbetsmiljöreglerna kräver av arbetsgivaren

Krishantering är inte bara god HR-praxis. För svenska arbetsgivare är den delvis ett lagkrav. Sedan den 1 januari 2025 finns reglerna om första hjälpen och krisstöd i Arbetsmiljöverkets föreskrifter AFS 2023:2 om planering och organisering av arbetsmiljöarbete. Enligt 4 § ska arbetsgivaren se till att det på varje arbetsställe finns den beredskap och de rutiner för första hjälpen och krisstöd som behövs med hänsyn till verksamhetens art, omfattning och särskilda risker.

Föreskrifterna ställer också krav på hur rutinerna sköts. De ska följas upp kontinuerligt, relevanta lokala samhällsorgan ska kontaktas när beredskapen planeras och arbetstagarna ska känna till hur stödet är organiserat. En krisplan som ligger i en pärm som ingen har läst uppfyller alltså inte kravet.

För HR är det bra att hålla isär fyra saker när ni planerar:

  • Lagkrav: beredskap och rutiner för första hjälpen och krisstöd anpassade efter riskerna, löpande uppföljning och att de anställda känner till hur stödet fungerar.
  • Rekommendationer: till exempel myndigheternas råd om krisorganisation, kontaktlistor och övningar.
  • Kunskapskrav: den kunskap chefer och nyckelpersoner behöver för att kunna genomföra rutinerna i praktiken.
  • Praktiska moment: exempelvis övningar i första hjälpen och utrymning. De kräver fysisk träning och kan inte ersättas av en webbkurs.

Hur mycket beredskap som behövs beror på verksamheten. Ett kontor med låg riskbild behöver inte samma lösningar som en byggarbetsplats, ett lager med truckar eller en verksamhet där personalen möter allmänheten och riskerar hot och våld. Riskbedömningen avgör vilken utrustning, vilka rutiner och vilken kompetens som behövs på varje arbetsställe. Till den praktiska utrustningen hör ofta väl anpassade förbandslådor och utrustning för första hjälpen som stämmer med riskerna på arbetsstället. Hur riskbedömningen hänger ihop med resten av arbetsmiljöarbetet beskriver vi i vår guide till systematiskt arbetsmiljöarbete.

Förberedelser: krisplan, krisorganisation och kontaktvägar

Myndigheten för civilt försvar (MCF) ger konkreta råd om hur företag kan stärka sin krishanteringsförmåga. Utgångspunkten är att ta fram en plan och öva den regelbundet. För HR handlar förberedelserna om tre områden.

En krisorganisation med bemannade roller

MCF rekommenderar en krisorganisation där rollerna för ledning, kommunikation, lägesbild, personalansvar, leveranser, drift och säkerhet är tydliga. HR har normalt huvudansvaret för personalfrågorna, men rollen fungerar bara om alla vet var gränsen går mot linjecheferna och krisgruppen. Bestäm i förväg:

  • vem som fattar beslut och vem som är ersättare om den personen inte går att nå
  • vem som godkänner information innan den går ut till medarbetarna
  • vem som håller kontakt med anhöriga, företagshälsovård och andra stödfunktioner
  • vilka befogenheter chefer har på plats innan krisgruppen samlats

Det underlättar att utgå från färdiga mallar när ni beskriver roller och behörigheter för medarbetare, så att ansvaret i krisorganisationen inte blir otydligt när det väl gäller. Involvera gärna skyddsombudet redan i planeringen. Skyddsombudet känner arbetsplatsens risker och kan ofta peka ut luckor i rutinerna som ledningen inte ser.

Kontaktlistor och reservvägar

MCF rekommenderar att företaget identifierar vilka det behöver kommunicera med och i vilka kanaler, följer händelseutvecklingen, skriver ut kontaktlistor och säkrar alternativa kontaktvägar och fysiska mötespunkter. Rådet om utskrivna listor är viktigare än det låter. Vid ett strömavbrott, ett it-angrepp eller ett avbrott i telenätet kan det digitala personalregistret vara oåtkomligt just när det behövs.

För HR betyder det i praktiken att:

  • hålla en aktuell lista över medarbetare, nyckelpersoner och anhörigkontakter, både i pappersform och digitalt
  • veta vilka som arbetar på plats, på distans eller ute hos kunder en viss dag
  • bestämma en fysisk samlingsplats om de digitala kanalerna inte fungerar

Om ni redan har rutiner för att hantera medarbetarnas tillgänglighet i schemaläggningen kan samma uppgifter snabbt visa vem som befinner sig var när något händer.

Utbildning och övning

MCF rekommenderar att alla anställda får grundläggande utbildning i första hjälpen och brandsäkerhet och att in- och utrymning övas. Chefer behöver dessutom kunskap om sitt arbetsmiljöansvar, om organisatorisk och social arbetsmiljö och om hur de bemöter medarbetare i kris. Den teoretiska kunskapen kan ges som e-learning i egen takt, medan praktisk första hjälpen och utrymningsövningar kräver fysiska moment. Planera båda delarna i samma utbildningsplan.

Deltagarna tränar hjärt-lungräddning på en övningsdocka

Suntarbetsliv lyfter i en artikel från 31 oktober 2023 att grunden för krishantering läggs i vardagen: gott ledarskap, socialt stöd mellan kollegor och rimliga stressnivåer är skyddsfaktorer när en kris inträffar. HR:s arbete med ledarskap, arbetsbelastning och arbetsklimat är alltså också krisberedskap. Ett komplett arbetsflöde för förberedelserna finns i vår artikel om krisberedskap på arbetsplatsen i åtta steg.

De första timmarna: lägesbild och samordning

När något har hänt, oavsett om det är en olycka, ett hot, ett dödsfall, ett it-angrepp eller en omorganisation som skapar stark oro, är det lätt att agera för snabbt på ofullständig information. Den amerikanska HR-organisationen SHRM beskriver i sex steg för HR-ledare i kris (19 maj 2025) en ordning som fungerar även i svenska organisationer: först en snabb, datagrundad lägesbedömning kompletterad med kvalitativ återkoppling från medarbetarna, därefter kommunikation som är faktabaserad, empatisk och handlingsinriktad.

En arbetsordning för HR kan se ut så här:

  1. Säkra människor först. Se till att första hjälpen, larm och utrymning har fungerat och att alla berörda är identifierade.
  2. Samla krisgruppen. Aktivera krisorganisationen enligt planen och bekräfta vem som leder arbetet.
  3. Ta fram en lägesbild. Vad har hänt, vilka berörs, vad vet ni säkert och vad vet ni inte ännu?
  4. Lyssna på medarbetarna. Chefer på plats ger en bild av stämningen och behoven som inga siffror visar.
  5. Samordna över funktionerna. SHRM rekommenderar samarbete mellan HR och bland annat ekonomi, drift, it, juridik och kommunikation.
  6. Justera löpande. Responsen behöver anpassas när ny information kommer in. Bestäm därför tider för nya avstämningar redan från början.

MCF betonar också att det ska vara tydligt hur beslut fattas och hur information sprids. Ett vanligt misstag är att flera chefer ger olika besked parallellt. Om allt går via krisgruppen och ut genom linjecheferna får medarbetarna samma bild oavsett var de arbetar.

Så kommunicerar HR med medarbetarna under krisen

Intern kommunikation avgör ofta hur en kris upplevs. Medarbetare som inte får information fyller tomrummet själva, och rykten sprids snabbare än officiella besked. MSB:s handbok i kriskommunikation ger råd om hur organisationer kan planera, genomföra, följa upp och utvärdera kriskommunikation och riktar sig även till chefer och beredskapssamordnare.

I praktiken bygger god intern kriskommunikation från HR på några principer:

  • Internt först. Medarbetarna ska inte få veta vad som hänt via medier eller sociala medier.
  • Det ni vet, det ni inte vet och när nästa besked kommer. Ett ärligt “vi vet inte ännu” skapar mer förtroende än spekulationer, särskilt om det följs av en tid för nästa information.
  • En gemensam avsändare. Krisgruppen formulerar budskapet och cheferna för det vidare i sina grupper, med utrymme för frågor.
  • Flera kanaler. Använd intranät, e-post, sms och möten på plats, och ha de utskrivna kontaktlistorna som reserv.
  • Konkreta råd. Säg vart medarbetarna ska vända sig, vilket stöd som finns och vad som gäller för arbetet de närmaste dagarna.
  • Tänk på dem som inte är på plats. Distansarbetande, sjukskrivna, föräldralediga och personal i andra länder behöver nås lika snabbt.
  • Rätt språk. Om alla inte har svenska som arbetsspråk behöver de viktigaste besluten också gå ut på engelska eller andra språk.

När någon har skadats eller avlidit gäller särskild hänsyn. Anhöriga ska informeras av rätt instans innan namn förs vidare internt, och cheferna behöver veta exakt vad de får och inte får säga. Fler råd om hur ni bygger fungerande kanaler i vardagen finns i vår guide för HR-chefer om intern kommunikation.

Att möta oro: olika behov av stöd

Suntarbetsliv betonar att människor reagerar olika på kriser och därför kan behöva olika former och nivåer av stöd. Chefen bör fånga upp varje medarbetares situation och se till att större behov av krisstöd blir tillgodosedda. Det stämmer med kravet i AFS 2023:2 att arbetstagarna ska känna till hur krisstödet är organiserat.

För HR innebär det att ge cheferna ett tydligt mandat och konkreta verktyg:

  • korta individuella avstämningar med de medarbetare som berörs mest
  • gruppsamtal där kollegor kan dela erfarenheter, eftersom stödet i arbetsgruppen har betydelse
  • tydliga vägar till företagshälsovård eller annat professionellt krisstöd när behoven går utöver vad chefen kan ge
  • tillfälliga anpassningar av arbetsbelastning, arbetstider eller arbetsuppgifter

Forskningen ger stöd för att kollegorna spelar roll. En studie i BMC Psychiatry om återhämtning efter arbetsrelaterad stress fann att mer stöd från kollegor hängde ihop med större minskning av symtom på distress och utmattning. Resultaten talar för individuellt anpassat och tvärprofessionellt stöd.

Chefen ska varken ställa diagnoser eller ge behandling. Märker chefen att en medarbetare mår allvarligt dåligt efter en händelse är rätt väg att hänvisa till företagshälsovården eller vården, och vid akut fara att ringa 112. HR:s uppgift är att se till att den vägen är känd och lätt att använda. Om händelsen gäller hot mot verksamheten eller enskilda medarbetare kan ni läsa mer i vår artikel om hotbildsbedömning för svenska företag.

Efter krisen: återhämtning, uppföljning och lärdomar

Krisen är inte över när den akuta fasen är det. För vissa medarbetare kommer reaktionerna först efter några veckor, och arbetsplatsen behöver tid för att hitta tillbaka till sina rutiner.

Återhämtning som del av SAM

Uppdrag Psykisk Hälsas vägledning för återhämtning till chefer och HR rekommenderar att återhämtningen integreras i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Vägledningen föreslår bland annat små återhämtningsaktiviteter, att ta en sak i taget, återkommande återhämtningsrutiner och tydliga start- och slutritualer för arbetsdagen så att arbetet inte följer med hem. Efter en kris är det konkreta åtgärder som chefer kan införa i sina grupper med en gång.

Följ upp den som varit borta

När en medarbetare har varit sjukskriven efter en händelse behöver återgången planeras. Studien i BMC Psychiatry följde 71 personer som var sjukskrivna för arbetsrelaterad stress i 13 månader. Efter 13 månader hade 68 procent återgått helt i arbete, och studien visade att symtomminskning och arbetsåtergång delvis är separata processer. En medarbetare kan alltså må bättre utan att vara redo för full arbetsbelastning. Arbetsgivarens del av den processen beskriver vi i artikeln om återgång i arbete och arbetsmiljö.

68 procent återgick helt i arbete efter 13 månader

Utvärdera och uppdatera

SHRM rekommenderar en efteranalys som dokumenterar tidslinje, beslut och resultat, granskar kommunikation och samarbete och omsätter lärdomarna i uppdaterade rutiner och utbildning. Ställ några konkreta frågor:

  • Nådde informationen alla medarbetare, och hur snabbt?
  • Fungerade rollerna i krisorganisationen, och fanns det ersättare?
  • Visste cheferna vad de skulle göra och säga?
  • Vilka kunskapsluckor syntes, och vilken utbildning behövs?

Dokumentera svaren och för in åtgärderna i handlingsplanen i ert systematiska arbetsmiljöarbete, så att uppföljningen inte stannar vid ett möte.

Vem gör vad i krisarbetet

Tabellen visar en vanlig ansvarsfördelning. Anpassa den efter er organisation och skriv in den i krisplanen.

Fas HR Chef Krisgrupp Skyddsombud
Före Krisplan, kontaktlistor, utbildningsplan Kan rutinerna, deltar i övningar Fastställer roller och beslutsvägar Bidrar i riskbedömning och planering
Under Personalfrågor, stödresurser, anhörigkontakt Informerar sin grupp, fångar upp behov Lägesbild, beslut, samordnad kommunikation Bevakar arbetsmiljön och medarbetarnas säkerhet
Efter Uppföljning, återgång, efteranalys Avstämningar, anpassningar i gruppen Dokumenterar och utvärderar Deltar i uppföljning och åtgärder

Vårt perspektiv

Vi möter många organisationer som har en krisplan men där cheferna aldrig har fått den kunskap som krävs för att använda den. Det är där krishanteringen oftast brister. När något händer vänder sig medarbetarna till sin närmaste chef, inte till ett dokument.

Därför ser vi utbildning av chefer och nyckelpersoner som en av de viktigaste delarna i HR:s krisberedskap. En chef som förstår sitt arbetsmiljöansvar, den organisatoriska och sociala arbetsmiljön och kraven på krisstöd fattar bättre beslut under press och ser tidigare vilka medarbetare som behöver mer stöd.

Vi har valt e-learning eftersom det gör det möjligt att utbilda hela chefsleden utan att verksamheten stannar. Deltagarna arbetar i egen takt, har tillgång till materialet i 180 dagar och kan gå utbildningen på svenska eller engelska. Den praktiska träningen, som första hjälpen och utrymningsövningar, genomför ni på plats. Kunskapen om ansvar, rutiner och bemötande kan ni däremot bygga upp i förväg, och det är just den förberedelsen som avgör hur väl en organisation klarar en kris.

MIkael

Utbilda chefer och nyckelpersoner inför nästa kris

Vår webbutbildning Arbetsmiljö för chefer ger chefer grunden i arbetsmiljöansvaret, vilket krisberedskapen bygger på. För chefer och skyddsombud som ska driva arbetsmiljöarbetet tillsammans finns BAM-utbildning på distans. Behöver ni ett upplägg för hela organisationen tar vi fram företagsanpassade arbetsmiljöutbildningar. Utbildningarna genomförs helt på distans, finns på svenska och engelska och leder till kursintyg efter genomförd och godkänd examination.

Vanliga frågor

Är det ett lagkrav att ha en krisplan?

AFS 2023:2 kräver att arbetsgivaren har den beredskap och de rutiner för första hjälpen och krisstöd som verksamhetens risker kräver, att rutinerna följs upp och att de anställda känner till dem. Föreskriften använder inte ordet krisplan, men en skriftlig plan är det vanligaste sättet att visa att kraven är uppfyllda.

Vem ansvarar för krishanteringen, HR eller cheferna?

Arbetsmiljöansvaret ligger hos arbetsgivaren och delegeras i praktiken till chefer. HR håller oftast samman planen, personalfrågorna och stödresurserna, medan linjecheferna informerar och stöttar sina medarbetare. Skriv in fördelningen i krisplanen så att ingen behöver gissa.

Hur ofta bör krisplanen övas och ses över?

MCF rekommenderar att planen övas regelbundet, och AFS 2023:2 kräver att rutinerna följs upp kontinuerligt. Se också över planen efter varje verklig händelse, vid organisationsförändringar och när ni flyttar eller får nya arbetsställen.

Räcker en webbutbildning för krisberedskapen?

En webbutbildning ger chefer och nyckelpersoner kunskap om ansvar, rutiner och bemötande i egen takt. Praktiska moment som första hjälpen och utrymning tränas på plats. De flesta organisationer kombinerar därför e-learning för kunskapsdelen med praktiska övningar.

Källor

Rekommendationer