En checklista för jämställdhetsarbete på arbetsplatsen bygger i Sverige på diskrimineringslagens regler om aktiva åtgärder. Arbetsgivaren ska arbeta i fyra steg (undersöka, analysera, åtgärda samt följa upp och utvärdera) inom fem områden: arbetsförhållanden, löner och anställningsvillkor, rekrytering och befordran, utbildning och kompetensutveckling samt möjligheten att förena arbete och föräldraskap. Nedan får ni en checklista som går att använda direkt, med tydlig åtskillnad mellan vad lagen kräver och vad som är god praxis.
Kort sagt
- Grunden är Diskrimineringsombudsmannens (DO) modell med fyra steg som upprepas kontinuerligt. Det är alltså inte en engångsinsats.
- Arbetet omfattar fem områden och alla sju diskrimineringsgrunder, inte enbart kön.
- Lönekartläggning ska göras varje år, och arbetsgivaren ska främja en jämn könsfördelning även på ledande positioner.
- Arbetsgivare med minst 25 anställda ska dokumentera hela arbetet, medan arbetsgivare med 10 till 24 anställda ska dokumentera lönekartläggningen.
- Arbetet ska ske i samverkan med arbetstagarna och hänger nära ihop med det systematiska arbetsmiljöarbetet.
Innehållsförteckning
- Vad lagen kräver och vad som är god praxis
- Checklistan i fyra steg
- Checklista per område
- Riktlinjer mot trakasserier och kopplingen till arbetsmiljön
- Samverkan med medarbetarna
- Vad dokumentationen ska innehålla
- Vanliga brister i jämställdhetsarbetet
- Så kommer ni igång under året
- Vårt perspektiv på jämställdhetsarbetet
- Utbildning som stöd för arbetet
- Vanliga frågor
- Källor
Vad lagen kräver och vad som är god praxis
Det är lätt att blanda ihop lagkrav med rekommendationer när jämställdhetsarbetet ska planeras. Enligt DO:s faktablad Arbetsgivarens aktiva åtgärder har arbetsgivaren fyra grundläggande skyldigheter. Den ska bedriva ett fortlöpande arbete i fyra steg inom fem områden och främja en jämn könsfördelning även på ledande positioner. Den ska också ta fram, följa upp och utvärdera riktlinjer och rutiner mot trakasserier, sexuella trakasserier och repressalier, och dessutom genomföra årliga lönekartläggningar.
Vilka dokumentationskrav som gäller beror på antalet anställda. Tabellen sammanfattar skillnaderna.
| Krav | Under 10 anställda | 10–24 anställda | Minst 25 anställda |
|---|---|---|---|
| Arbeta med aktiva åtgärder i fyra steg | Ja | Ja | Ja |
| Årlig lönekartläggning | Ja | Ja | Ja |
| Riktlinjer och rutiner mot trakasserier och repressalier | Ja | Ja | Ja |
| Dokumentera lönekartläggningen | Nej | Ja | Ja |
| Dokumentera hela arbetet med aktiva åtgärder | Nej | Nej | Ja |
Ordet jämställdhet syftar i dagligt tal på kön, men lagens aktiva åtgärder är bredare. Enligt DO ska arbetet omfatta samtliga sju diskrimineringsgrunder: kön, könsidentitet eller könsuttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning och ålder. En checklista som enbart granskar fördelningen mellan kvinnor och män uppfyller därför inte lagens krav, även om könsuppdelad statistik är ett viktigt verktyg.
Annat är god praxis och inte ett uttryckligt lagkrav, exempelvis att utbilda chefer i likabehandling, att ta upp frågorna i medarbetarsamtal och att koppla jämställdhetsarbetet till det systematiska arbetsmiljöarbetet. Sådana insatser gör det betydligt lättare att uppfylla lagkraven i praktiken.
Checklistan i fyra steg
DO:s checklista för arbetsgivare i fyra steg är stommen. Under varje steg följer de kontrollpunkter som vi rekommenderar att ni bockar av.
Steg 1: Undersök risker och hinder
Syftet är att hitta risker för diskriminering, repressalier och andra hinder för lika rättigheter och möjligheter.
- Har ni gått igenom alla fem områden och alla sju diskrimineringsgrunder?
- Har ni tagit fram könsuppdelad statistik över exempelvis löner, anställningsformer, deltid, befordringar och uttag av föräldraledighet?
- Har ni använt flera underlag, till exempel medarbetarenkäter, skyddsronder, avgångssamtal och statistik över sjukfrånvaro?
- Har ni sett till att undersökningen sker på en övergripande nivå?
Den sista punkten är viktig. DO anger att undersökningen ska ske på en övergripande nivå för att identifiera risker och hinder. Arbetsgivaren får inte kartlägga personliga förhållanden på individnivå eller registrera känslig information om enskilda i arbetet med aktiva åtgärder. Ställ alltså inte frågor om enskilda medarbetares sexuella läggning eller religion. Granska i stället rutiner, policyer och strukturer.
Steg 2: Analysera orsakerna
När risker har upptäckts ska orsakerna analyseras. Det är här många arbetsgivare stannar för tidigt.
- Har ni frågat varför en skillnad finns, och inte bara konstaterat att den finns?
- Har ni undersökt om normer, arbetstider, mötestider eller krav på övertid påverkar vissa grupper mer än andra?
- Har ni låtit skyddsombud, fackliga företrädare eller en samverkansgrupp ge sin bild av orsakerna?
Ett exempel: om kvinnor är kraftigt underrepresenterade bland arbetsledare kan orsaken vara att befordringar sker informellt, att ledarrollerna kräver kvällsarbete eller att kompetensutvecklingen fördelas ojämnt. Åtgärderna skiljer sig helt beroende på vilken orsak som stämmer.
Steg 3: Åtgärda, med tidsplan och ansvarig
Enligt DO ska arbetsgivaren i detta steg identifiera de åtgärder som behövs utifrån steg 1 och 2, göra en tidsplan och utse någon som ansvarar för att åtgärderna genomförs. Skäliga åtgärder ska genomföras så snart som möjligt.
- Är varje åtgärd kopplad till en identifierad risk eller orsak?
- Finns ett datum för genomförande och en namngiven ansvarig för varje åtgärd?
- Har de ansvariga cheferna de kunskaper och befogenheter som krävs för att genomföra åtgärden?
- Har ni budgeterat tid och resurser, exempelvis för utbildning?
Steg 4: Följ upp och utvärdera
I steg 4 ska arbetsgivaren utvärdera arbetet i steg 1 till 3, så att resultatet blir en bra grund för nästa omgång. Arbetet ska pågå kontinuerligt.
- Har åtgärderna genomförts enligt tidsplanen?
- Har de gett avsedd effekt, mätt med samma underlag som i steg 1?
- Vad behöver ni ändra i arbetssättet inför nästa år?
- Har resultatet återkopplats till medarbetare och samverkanspartner?
Checklista per område
Lagen anger fem områden som arbetet ska omfatta. Använd frågorna nedan som utgångspunkt för undersökningen i steg 1.
Arbetsförhållanden
DO anger att arbetsgivaren ska undersöka både psykosociala och fysiska arbetsförhållanden utifrån samtliga diskrimineringsgrunder. Det gäller bland annat hur öppet klimatet är, hur jargong och attityder ser ut och om stereotypa könsroller och normer tar sig uttryck som kan leda till diskriminering.
- Är skyddsutrustning, arbetskläder och omklädningsrum anpassade för alla som arbetar hos er?
- Förekommer jargong, skämt eller kommentarer som kan uppfattas som nedsättande?
- Är lokaler och arbetsplatser tillgängliga för personer med funktionsnedsättning?
- Fördelas arbetsuppgifter med hög status eller tung belastning efter kön?
Här finns en tydlig koppling till arbetsmiljöarbetet. I vår genomgång av rutiner för kränkande särbehandling beskriver vi hur sådana rutiner byggs upp och följs upp.
Löner och andra anställningsvillkor
- Har årets lönekartläggning genomförts, och har osakliga skillnader åtgärdats?
- Har ni granskat lönekriterier, tillägg, förmåner och anställningsformer?
- Skiljer det sig mellan grupper vem som har deltid eller visstidsanställning?
Rekrytering och befordran
- Är platsannonser och kravprofiler formulerade utan onödiga krav som utesluter vissa grupper?
- Bedöms kandidater utifrån samma kriterier, och deltar fler än en person i urvalet?
- Sker internrekrytering och befordran öppet, så att alla får möjlighet att söka?
Rekryteringsfrågan gäller också hur ni når fler kandidater. Bredare kanaler och tydliga kravprofiler är två sätt att attrahera kvalificerad personal som även bidrar till en jämnare könsfördelning.
Utbildning och övrig kompetensutveckling
- Fördelas kurser, konferenser och utvecklingsuppdrag jämnt mellan grupper?
- Kan deltidsanställda och föräldralediga ta del av kompetensutvecklingen?
- Finns utbildningsinsatser som är tillgängliga oavsett arbetstid, ort och språk?
Den sista frågan förbises ofta. Om utbildning bara erbjuds dagtid på huvudkontoret blir den svårare att nå för skiftarbetande, deltidsanställda och medarbetare på andra orter. En genomtänkt utbildningsplan för arbetsmiljö gör fördelningen synlig och lättare att följa upp.
Möjligheter att förena arbete och föräldraskap
- Finns flexibla arbetstider eller möjlighet att arbeta hemifrån där verksamheten tillåter det?
- Förläggs möten och utbildningar på tider som fungerar för föräldrar?
- Håller ni kontakt med föräldralediga, och omfattas de av lönerevision och information?
Riktlinjer mot trakasserier och kopplingen till arbetsmiljön
Skyldigheten att ta fram, följa upp och utvärdera riktlinjer och rutiner mot trakasserier, sexuella trakasserier och repressalier gäller alla arbetsgivare, oavsett storlek. En fungerande checklista innehåller därför också dessa kontrollpunkter:
- Finns skriftliga riktlinjer som tydligt anger vad som inte accepteras?
- Vet medarbetarna vart de ska vända sig, och finns en alternativ kontaktväg om chefen är inblandad?
- Vet cheferna hur en anmälan ska utredas och dokumenteras?
- Har riktlinjerna utvärderats under det senaste året?
Jämställdhetsarbetet och arbetsmiljöarbetet överlappar i hög grad. Trakasserier, kränkande särbehandling och ojämn arbetsbelastning är både diskrimineringsfrågor och frågor om organisatorisk och social arbetsmiljö. Många organisationer vinner därför på att samordna arbetet, exempelvis genom att använda samma årscykel, samma medarbetarenkät och samma uppföljningsmöten. Läs mer om hur det kan se ut i praktiken i våra exempel på systematiskt arbetsmiljöarbete och i guiden om en effektiv policy mot diskriminering.
Samverkan med medarbetarna
Enligt DO ska arbetet med aktiva åtgärder ske i samverkan med arbetstagarna. De företräds vanligtvis av fackliga organisationer, men arbetstagarna kan också utse egna representanter i en samverkansgrupp. Samverkan bör ske i alla steg, från undersökning till åtgärder och uppföljning. Arbetsgivaren ska dessutom ge en arbetstagarorganisation som den är bunden till genom kollektivavtal den information som behövs för att organisationen ska kunna samverka.
- Är samverkansformen bestämd och känd i organisationen?
- Har arbetstagarnas företrädare deltagit i alla fyra steg?
- Har de fått det underlag de behöver, till exempel statistik och resultatet av lönekartläggningen?
- Är samverkan dokumenterad?
Vad dokumentationen ska innehålla
För arbetsgivare med minst 25 anställda ska dokumentationen enligt DO innehålla:
- En redogörelse för de risker och hinder som har identifierats.
- En analys av orsakerna till riskerna och hindren.
- En redogörelse för vilka åtgärder som ska genomföras.
- En uppföljning och utvärdering av arbetet.
- En redogörelse för hur samverkansskyldigheten har fullgjorts.
En enkel struktur är ett årligt dokument med ett avsnitt per område, där varje identifierad risk följs av orsak, åtgärd, ansvarig, datum och utfall. Med en sådan struktur blir det också enkelt att redovisa arbetet om DO granskar det.
Vanliga brister i jämställdhetsarbetet
Följande brister är vanliga att se upp med när checklistan används:
- Policyn finns, men inte arbetet. En jämställdhetspolicy ersätter inte de fyra stegen.
- Bara kön granskas. Lagen omfattar sju diskrimineringsgrunder.
- Analysen hoppas över. Åtgärder utan orsaksanalys träffar sällan rätt.
- Ingen ansvarig utses. Åtgärder utan namngiven ansvarig och datum blir sällan genomförda.
- Cheferna saknar kunskap. Den som ska genomföra åtgärderna behöver förstå både regelverket och sin roll i arbetsmiljöarbetet.
Så kommer ni igång under året
För att checklistan ska bli ett arbetsverktyg och inte ett dokument i en pärm behöver den kopplas till en årscykel. Ett exempel på upplägg för en medelstor arbetsgivare:
- Första kvartalet: Ta fram könsuppdelad statistik, genomför lönekartläggningen och gå igenom resultatet av medarbetarenkäten tillsammans med samverkansgruppen.
- Andra kvartalet: Analysera orsakerna till de risker och hinder som har upptäckts, och besluta om åtgärder med ansvarig och tidsplan.
- Tredje kvartalet: Genomför åtgärderna, exempelvis en översyn av rekryteringsrutinerna, chefsutbildning och uppdaterade riktlinjer mot trakasserier.
- Fjärde kvartalet: Följ upp och utvärdera, dokumentera resultatet och använd det som underlag för nästa års undersökning.
Upplägget går att anpassa efter verksamhetens storlek. Det viktiga är att alla fyra steg genomförs, att samverkan sker i varje steg och att lönekartläggningen görs varje år.
Vårt perspektiv på jämställdhetsarbetet
Vi möter ofta organisationer som har en väl formulerad policy men där cheferna inte vet hur den ska omsättas i vardagen. Enligt vår erfarenhet avgörs jämställdhetsarbetet i första linjens ledarskap: i hur arbetsuppgifter fördelas, hur möten leds och hur signaler om kränkningar tas om hand.
Därför anser vi att utbildning av chefer och arbetsledare bör vara en åtgärd i nästan varje handlingsplan. Kunskapen behöver dessutom nå alla, även skiftarbetande, deltidsanställda och medarbetare som har svenska som andraspråk. Det är skälet till att våra arbetsmiljöutbildningar ges helt på distans, på både svenska och engelska, med tillgång till materialet i 180 dagar.
När utbildningen är tillgänglig oavsett tid och plats blir den i sig ett uttryck för likabehandling, och kursintyget efter godkänd examination gör det enkelt att dokumentera insatsen i ert systematiska arbete.
MIkael
Utbildning som stöd för arbetet
En checklista ger struktur, men det är cheferna som genomför åtgärderna. Vår webbutbildning Arbetsmiljö för chefer ger chefer kunskap om arbetsmiljöansvaret och genomförs online i egen takt. Om ni vill anpassa innehållet efter er organisation erbjuder vi företagsanpassade arbetsmiljöutbildningar. Samtliga utbildningar finns på svenska och engelska och avslutas med kursintyg efter godkänd examination.
Vanliga frågor
Måste alla arbetsgivare arbeta med aktiva åtgärder?
Ja. Skyldigheten att arbeta med aktiva åtgärder i fyra steg, genomföra årlig lönekartläggning och ha riktlinjer mot trakasserier gäller alla arbetsgivare oavsett storlek. Det som skiljer sig är dokumentationskravet, som beror på antalet anställda.
Hur ofta ska checklistan gås igenom?
Enligt DO ska arbetet pågå kontinuerligt, och lönekartläggningen ska göras varje år. Många arbetsgivare lägger in de fyra stegen i en årscykel tillsammans med det systematiska arbetsmiljöarbetet, så att uppföljningen i steg 4 blir underlag för nästa års undersökning.
Får vi fråga medarbetare om deras sexuella läggning eller religion?
Nej. DO anger att undersökningen ska göras på en övergripande nivå och att arbetsgivaren inte får kartlägga personliga förhållanden på individnivå eller registrera känslig information om enskilda. Granska i stället rutiner, villkor och strukturer.
Vem ska ansvara för jämställdhetsarbetet?
Det övergripande ansvaret ligger på arbetsgivaren. I steg 3 ska varje åtgärd ha en utsedd ansvarig och en tidsplan, och arbetet ska ske i samverkan med arbetstagarna eller deras företrädare.
Källor
- DO: Aktiva åtgärder i fyra steg, checklista för arbetsgivare
- DO: Arbetsgivarens aktiva åtgärder, faktablad
- DO: Kom igång med aktiva åtgärder för rekrytering, faktablad