Rutiner för brandskydd steg för steg: så bygger ni ert SBA

Rutiner för brandskydd byggs bäst upp i sju steg: ansvar, organisation, utbildning, instruktioner och rutiner, dokumentation, drift och underhåll samt kontroll och uppföljning. Tillsammans utgör de ert systematiska brandskyddsarbete (SBA), alltså det sätt på vilket verksamheten planerar, genomför, dokumenterar och följer upp brandskyddet över tid. Nedan går vi igenom varje steg och vad det innebär i praktiken. Ni får också en mall för vilka rutiner som behövs, hur ofta de bör följas upp och vilka misstag som oftast gör att arbetet stannar på papperet.

Distans-utbildning

Stärk brandskyddet med rätt kunskap

Distans-utbildning erbjuder e-Learning inom arbetsmiljö och säkerhet, så att personal kan kompetensutvecklas oavsett tid och plats.

Se våra utbildningar

Kort sagt

Det systematiska brandskyddsarbetet följer sju steg, från ett tydligt ansvar till regelbunden kontroll och uppföljning.
Ansvaret ligger kvar hos verksamhetsutövaren även när praktiska uppgifter delegeras till en brandskyddsansvarig eller en extern konsult.
Varje rutin bör ange vad som ska göras, av vem, hur ofta och var resultatet dokumenteras.
Dokumentationen av genomförda kontroller är ofta det första som granskas vid tillsyn.
Utbildning och övning måste återkomma, eftersom personalens förmåga att agera vid larm inte kan ersättas av teknisk utrustning.

Innehållsförteckning

Vad systematiskt brandskyddsarbete innebär för er verksamhet
De sju stegen i ett systematiskt brandskyddsarbete
Vilka rutiner behöver ni?
Så ser en plan för systematiskt brandskydd ut
Vanliga misstag i brandskyddsarbetet
Vårt perspektiv: brandskydd är en kompetensfråga
Utbildning som stödjer ert brandskyddsarbete
Vanliga frågor om rutiner för brandskydd
Källor

Vad systematiskt brandskyddsarbete innebär för er verksamhet

I Sverige utgår kravet på ett skäligt brandskydd från lagen om skydd mot olyckor, som riktar sig till ägare och nyttjanderättshavare av byggnader och anläggningar. Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) och den lokala räddningstjänsten ger vägledning, och räddningstjänsten genomför tillsyn. I grunden handlar det om att veta vilket brandskydd som finns i byggnaden, hur de olika delarna fungerar tillsammans och hur ni säkerställer att de fortsätter att fungera.

För en HR-chef eller utbildningsansvarig är det viktigt att förstå att SBA inte är ett tekniskt projekt som avslutas när sprinklersystemet är besiktigat. Det är ett organisatoriskt arbetssätt som ska leva i den dagliga verksamheten, på samma sätt som det systematiska arbetsmiljöarbetet. De två arbetssätten följer samma logik: undersöka, riskbedöma, åtgärda och följa upp. Många organisationer vinner därför på att samordna dem, med gemensamma skyddsronder, samma ansvarsfördelning och ett gemensamt system för dokumentation.

En vanlig missuppfattning är att ansvaret följer med när en extern expert anlitas. Så är det inte. Brandmyndigheten i Düsseldorf beskriver hur företagsledningen behåller det övergripande ansvaret för det organisatoriska brandskyddet, även när en brandskyddsordning tas fram och förvaltas med hjälp av andra. Samma princip gäller i Sverige: praktiska uppgifter kan fördelas, men verksamhetsutövaren ansvarar för att arbetet faktiskt blir gjort. Den som vill fördjupa sig i grunderna hittar en översikt i vår guide om systematiskt brandskyddsarbete för företag.

Vad systematiskt brandskyddsarbete innebär för er verksamhet — overview diagram

De sju stegen i ett systematiskt brandskyddsarbete

De sju stegen nedan används av flera svenska räddningstjänster som struktur för SBA. Ordningen är inte slumpmässig: varje steg bygger på det föregående, och det sista steget leder tillbaka till det första.

Steg 1: Fastställ ansvaret

Börja med att klargöra vem som äger byggnaden och vem som nyttjar den. I en hyrd lokal delas ansvaret mellan fastighetsägaren och hyresgästen, och fördelningen bör framgå skriftligt, gärna som en bilaga till hyresavtalet. Typiskt ansvarar fastighetsägaren för byggnadstekniskt brandskydd, till exempel brandcellsgränser och larmanläggningar i fastigheten, medan hyresgästen ansvarar för verksamhetens risker, utrymningsvägar inom lokalen och personalens kunskap.

Inom verksamheten fastställer ledningen sedan en brandskyddspolicy: ett kort dokument som anger målet med brandskyddet, vem som ansvarar och hur arbetet följs upp. Policyn bör beslutas på ledningsnivå, eftersom den visar att brandskyddet har mandat och resurser.

Steg 2: Bygg organisationen

Utse en brandskyddsansvarig som samordnar arbetet, och i större verksamheter även brandskyddskontrollanter per våningsplan eller avdelning. Ange i en skriftlig uppgiftsfördelning vad varje roll ska göra och vilka befogenheter som följer med uppgiften.

Hur omfattande organisationen behöver vara beror på risken. Det österrikiska riktlinjeverket för organisatoriskt brandskydd betonar att behovet av brandskyddsorgan styrs av verksamhetens art och komplexitet. Ett kontor med tjugo anställda klarar sig ofta med en brandskyddsansvarig och en ersättare, medan ett vårdboende, en lagerverksamhet med brandfarliga varor eller en publik lokal kräver fler utsedda personer och högre kunskapsnivå.

I detta steg gör ni också en riskinventering. Gå igenom lokalerna och notera tändkällor, brännbart material, brandfarliga varor, utrymningsvägar, släckutrustning och de personer som kan ha svårt att utrymma på egen hand. Inventeringen blir underlaget för vilka rutiner ni behöver i steg 4.

Steg 3: Utbilda personalen

Alla anställda behöver veta hur de larmar, släcker en begynnande brand, utrymmer och var återsamlingsplatsen finns. Brandskyddsansvariga och kontrollanter behöver därutöver kunskap om regelverk, egenkontroll och dokumentation.

Kraven på utbildningsnivå skiljer sig åt mellan länder. I Österrike anger arbetsinspektionen till exempel att arbetsgivarens skyldighet kan uppfyllas genom att en brandskyddsansvarig eller brandskyddsvakt utses, med en grundutbildning om minst 16 timmar för brandskyddsansvariga. För koncerner med verksamhet i flera länder är det därför klokt att kartlägga de lokala kraven innan utbildningsplanen fastställs.

En praktisk tumregel är att nyanställda introduceras i brandskyddet under första arbetsveckan, att all personal repeterar grunderna årligen och att utrymningsövning genomförs minst en gång per år. En mer detaljerad plan finns i vår artikel om brandutbildning steg för steg.

Steg 4: Ta fram instruktioner och rutiner

Rutinerna är kärnan i SBA. En rutin beskriver vad som ska göras, av vem, hur ofta och var resultatet dokumenteras. Instruktioner riktar sig till den som utför uppgiften och bör vara korta, konkreta och placerade där de används.

Den schweiziska brandskyddsnormen för brandförebyggande och organisatoriskt brandskydd anger att förebyggandet främst ska säkerställas genom organisatoriska åtgärder, bland annat genom att utrymningsvägar hålls fria. Det är en bra påminnelse om att den enklaste rutinen, att ingenting får ställas i en korridor eller ett trapphus, ofta är den viktigaste. Vilka rutiner som normalt behövs framgår av tabellen längre ned.

Steg 5: Dokumentera brandskyddet

Dokumentationen ska göra det möjligt för en utomstående, till exempel en ny brandskyddsansvarig eller en tillsynsförrättare, att förstå hur brandskyddet är organiserat. Den omfattar normalt brandskyddspolicy, uppgiftsfördelning, riskinventering, ritningar över brandceller och utrymningsvägar, rutiner och instruktioner, utbildningsplan med deltagarlistor samt protokoll från kontroller och övningar.

Spara dokumentationen digitalt med tydlig versionshantering och se till att den är åtkomlig även om ordinarie ansvarig är frånvarande.

Steg 6: Sköt drift och underhåll

Tekniska system som brandlarm, nödbelysning, sprinkler, branddörrar och handbrandsläckare kräver underhåll enligt tillverkarens anvisningar och gällande regler. Ange i en underhållsplan vilka system som finns, vem som ansvarar för respektive system, hur ofta service sker och vem som utför den. I hyrda lokaler ska planen spegla den ansvarsfördelning ni kom överens om i steg 1.

Steg 7: Kontrollera och följ upp

Egenkontroller visar om rutinerna följs. Brandskyddskontrollanten går en fast rond med en checklista och noterar avvikelser, som åtgärdas och dokumenteras. Ledningen bör minst en gång per år följa upp hela SBA: har policyn efterlevts, har utbildningar genomförts, vilka avvikelser har upprepats och vad behöver ändras? Uppföljningen leder tillbaka till steg 1, och cykeln börjar om. Vår checklista för brandsäkerhet kan användas som utgångspunkt för egenkontrollen.

Vilka rutiner behöver ni?

Tabellen nedan visar de rutiner som de flesta verksamheter behöver. Frekvenserna är rekommendationer som bör anpassas efter er riskinventering och efter de krav som fastighetsägaren, försäkringsbolaget och räddningstjänsten ställer.

Rutin	Innehåll	Ansvarig	Rekommenderad frekvens
Brandskyddskontroll	Utrymningsvägar, skyltar, nödbelysning, släckutrustning, branddörrar	Brandskyddskontrollant	Månadsvis eller kvartalsvis
Agerande vid brand	Rädda, varna, larma, släcka, utrymma	All personal	Repeteras årligen
Utrymning	Återsamlingsplats, utrymningsledare, personer med särskilda behov	Brandskyddsansvarig	Övning minst årligen
Heta arbeten	Tillstånd, brandvakt, efterbevakning	Tillståndsansvarig	Vid varje tillfälle
Brandfarliga varor	Förvaring, mängder, hantering	Verksamhetsansvarig	Vid förändring, kontroll löpande
Introduktion	Brandskydd för nyanställda, vikarier och inhyrd personal	Närmaste chef	Vid anställningens början
Entreprenörer	Information om risker och utrymningsvägar före arbetsstart	Beställare	Vid varje uppdrag
Avvikelsehantering	Rapportering, åtgärd, uppföljning	Brandskyddsansvarig	Löpande
Uppföljning av SBA	Genomgång av hela arbetet	Ledning	Årligen

Rutinen för entreprenörer förtjänar särskild uppmärksamhet. Hantverkare som utför arbeten med öppen låga, svetsning eller vinkelslip skapar en förhöjd brandrisk, och den schweiziska normen anger att de ska instrueras om risker och utrymningsvägar innan arbetet påbörjas. Låt rutinen omfatta både vem som informerar och hur informationen dokumenteras. Hur en tydlig rutin formuleras och förankras beskriver vi i guiden om att skapa säkerhetsrutiner steg för steg.

Så ser en plan för systematiskt brandskydd ut

Planen är det dokument som samlar SBA. Den behöver inte vara omfattande, men den ska vara aktuell. En fungerande struktur är följande:

Inledning och omfattning: vilka byggnader, lokaler och verksamheter planen gäller för.
Brandskyddspolicy: mål, ansvar och beslut från ledningen.
Organisation: namn, roller, ersättare och kontaktuppgifter.
Riskinventering: identifierade risker och beslutade åtgärder.
Byggnadens brandskydd: brandceller, larm, släckutrustning och utrymningsvägar, med ritningar.
Rutiner och instruktioner: enligt tabellen ovan.
Utbildnings- och övningsplan: vilka som ska utbildas, i vad och när.
Drift- och underhållsplan: system, intervall och ansvariga.
Kontroll och uppföljning: checklistor, protokoll och årlig genomgång.
Revisionshistorik: när planen senast uppdaterades och av vem.

Verksamhet i flera länder

För organisationer med enheter i Tyskland, Österrike eller Schweiz är det bra att känna till hur motsvarande dokument är uppbyggt där. I Tyskland struktureras en brandskyddsordning enligt standarden DIN 14096 i tre delar, A, B och C: del A är en anslagen instruktion för alla som vistas i byggnaden, del B riktar sig till anställda utan särskilda brandskyddsuppgifter och del C till personer med särskilda uppgifter. Ett stöddokument från Kreis Alzey-Worms beskriver hur en sådan brandskyddsordning tas fram i praktiken.

Staden Hannovers egen brandskyddsordning anger att dokumentet ska ses över minst vartannat år, medan personalen instrueras regelbundet. I Tyskland kompletteras detta av arbetsmiljöregeln ASR A2.2 om åtgärder mot brand, vars nuvarande utgåva från maj 2018 ersatte versionen från 2012. I Schweiz har VKF:s brandskyddsföreskrifter förklarats bindande av ett interkantonalt organ. Strukturen med sju steg fungerar väl som gemensam ram, men de lokala dokumentkraven bör alltid kontrolleras land för land.

Vanliga misstag i brandskyddsarbetet

De flesta brister vi ser beror inte på okunskap om vad som borde göras, utan på att arbetet inte hålls levande. Följande misstag är vanliga:

Brandskyddet betraktas som en teknisk engångsfråga. Hur avancerad utrustningen än är minskar den inte behovet av personal som vet hur den ska agera vid larm.
Planen uppdateras inte vid förändringar. Ombyggnationer, nya arbetsmoment, nya hyresgäster och personalbyten kräver att riskinventering och rutiner ses över.
Kontroller genomförs men dokumenteras inte. Vid tillsyn väger bristande dokumentation ofta lika tungt som en trasig nödbelysning, eftersom ni inte kan visa att arbetet bedrivs systematiskt.
Ersättare saknas. När den brandskyddsansvarige är föräldraledig eller slutar avstannar arbetet.
Inhyrd personal och entreprenörer glöms bort. De som befinner sig i lokalerna kortast tid har ofta minst kunskap om utrymningsvägarna.
Utbildningen är en engångsinsats. Kunskap om larmning och utrymning behöver repeteras för att finnas kvar när den behövs.

Flera av dessa misstag kan fångas upp genom att brandskyddet blir en stående punkt vid den ordinarie skyddsronden, så att avvikelser hanteras i samma system som övriga arbetsmiljörisker.

Vårt perspektiv: brandskydd är en kompetensfråga

Vi arbetar med arbetsmiljö- och säkerhetsutbildningar för företag och organisationer, och vår erfarenhet är att brandskyddsarbetet sällan faller på att rutinerna saknas. Det faller på att de människor som ska följa rutinerna inte har fått förutsättningar att förstå dem. En plan i en pärm skyddar ingen; det gör en kontrollant som vet vad hon letar efter och en chef som förstår sitt ansvar.

Därför menar vi att utbildningssteget bör planeras lika noggrant som de tekniska stegen. Det innebär att utbildningen ska nå alla, även deltidsanställda, nattpersonal och medarbetare som inte har svenska som förstaspråk, och att den ska gå att repetera utan att verksamheten stannar. Det är skälet till att vi har valt att erbjuda våra utbildningar helt på distans, på både svenska och engelska. Forskning och praktisk erfarenhet pekar åt samma håll: kunskap som återkommer i vardagen blir till beteende, medan kunskap som förmedlas en gång om året riskerar att glömmas.

Vi rekommenderar också att brandskyddet inte hanteras som en isolerad säkerhetsfråga. Chefer som har god kunskap om sitt arbetsmiljöansvar har lättare att förstå sitt ansvar för brandskyddet, eftersom principerna för delegering, riskbedömning och uppföljning är desamma.

— MIkael

Utbildning som stödjer ert brandskyddsarbete

Rutiner kräver chefer och skyddsorganisation som förstår sitt ansvar. Vår webbutbildning Arbetsmiljö för chefer och vår BAM-utbildning på distans ger kunskap om ansvar, riskbedömning och systematiskt arbete, som är grunden även för SBA. Deltagarna har tillgång till materialet i 180 dagar, kurserna finns på svenska och engelska, och alla utbildningar leder till kursintyg efter godkänd examination. För organisationer med särskilda behov erbjuder vi företagsanpassade arbetsmiljöutbildningar.

Vanliga frågor om rutiner för brandskydd

Vem ansvarar för det systematiska brandskyddsarbetet?

Ägaren och nyttjanderättshavaren av byggnaden ansvarar, och i en hyrd lokal bör ansvaret fördelas skriftligt mellan fastighetsägare och hyresgäst. Inom verksamheten ligger ansvaret hos ledningen. Praktiska uppgifter kan fördelas till en brandskyddsansvarig, men ledningen ansvarar fortfarande för att arbetet genomförs.

Hur ofta bör brandskyddskontroller genomföras?

Det beror på verksamhetens risker. Många verksamheter kontrollerar utrymningsvägar, skyltar och släckutrustning månadsvis eller kvartalsvis, medan verksamheter med högre risk kontrollerar oftare. Hela SBA bör följas upp av ledningen minst en gång per år.

Behöver ett litet företag ett skriftligt SBA?

Alla verksamheter behöver arbeta systematiskt med brandskyddet, men omfattningen ska stå i proportion till riskerna. Ett litet kontor kan klara sig med en kort plan, en utsedd ansvarig, några få rutiner och en enkel checklista. Det viktiga är att arbetet går att visa och följa upp.

Vad bör en brandskyddsutbildning för personalen innehålla?

All personal bör kunna larma, varna, släcka en begynnande brand med handbrandsläckare och utrymma till återsamlingsplatsen. Brandskyddsansvariga och kontrollanter behöver därutöver kunskap om egenkontroll, dokumentation och avvikelsehantering. Utbildningen bör repeteras regelbundet och kompletteras med praktisk utrymningsövning.