Checklista för hantering av stress: för medarbetare och arbetsgivare

Av Mikael DanielssonUncategorized
En medarbetare går igenom en stresschecklista tillsammans med företagshälsovården

En bra checklista för hantering av stress har två delar. Den ena gäller individen: att känna igen tecknen, förstå orsakerna, kunna varva ner i stunden och bygga vanor som håller. Den andra gäller arbetsplatsen: att arbetsgivaren undersöker arbetsbelastningen, bedömer riskerna, vidtar åtgärder och följer upp. Nedan finns båda, i en form som ni kan använda direkt i verksamheten, vid medarbetarsamtal eller som underlag i det systematiska arbetsmiljöarbetet.

Distans-utbildning
Stärk arbetsmiljökunskapen på jobbet
Distans-utbildning erbjuder flexibla e-Learningutbildningar inom arbetsmiljö och säkerhet för företag och organisationer.
Utforska utbildningarna

Kort sagt

  • Stress är en normal reaktion, men den blir skadlig när den pågår länge utan återhämtning. Tidiga signaler är sömnstörningar, trötthet som inte går över och koncentrationssvårigheter.
  • Individens checklista handlar om att identifiera stressorer, ta mikropauser, hålla regelbundna sov- och mattider samt röra på sig.
  • Arbetsgivaren har enligt AFS 2023:2 ett ansvar att förebygga ohälsosam arbetsbelastning och att ge chefer de kunskaper som krävs.
  • Vid långvariga besvär är vårdcentralen eller företagshälsovården rätt kontakt, och tidig hjälp minskar risken att besvären blir allvarliga.
  • En checklista ger effekt först när den följs upp regelbundet och kopplas till konkreta åtgärder i organisationen.

Innehållsförteckning

Varför en checklista fungerar bättre än lösa tips

De flesta råd om stress riktar sig till den enskilda personen: sov mer, träna, andas djupt. Råden är inte fel, men de löser sällan problemet när orsaken ligger i hur arbetet är organiserat. För en HR-avdelning eller en chef är det därför mer användbart med en checklista som skiljer mellan det individen själv kan påverka och det som är arbetsgivarens ansvar.

Jämförelse mellan individens och arbetsgivarens ansvar

Behovet är tydligt. Enligt Försäkringskassans lägesrapport om psykisk ohälsa står stressrelaterad psykisk ohälsa för den största delen av sjukskrivningarna för psykiatriska diagnoser, och sjukfrånvaron är högst inom skola, vård och omsorg. Centrum för arbets- och miljömedicin framhåller att det mest fördelaktiga för både medarbetare och organisation är att identifiera och åtgärda stress innan negativa konsekvenser uppstår. En checklista är ett enkelt verktyg för just det: att upptäcka tidigt och agera systematiskt.

Checklista 1: Känn igen tecknen i tid

Stress är i grunden en livsviktig mekanism. Enligt Hjärnfonden blir den skadlig först när den är oavbruten, långvarig och omedveten. Det första steget är därför att lära sig se signalerna, hos sig själv och hos kollegor.

Institutet för stressmedicin anger huvudvärk, sömnstörningar, hjärtklappning, trötthet, koncentrationssvårigheter och minnesproblem som vanliga symtom vid stressbelastning. Långvariga sömnstörningar och trötthet som inte går över efter vila kan vara tidiga tecken på utmattning.

Område Signal att vara uppmärksam på Vad den kan tyda på
Sömn Svårt att somna, tidiga uppvaknanden, inte utvilad trots vila Bristande återhämtning
Kropp Huvudvärk, hjärtklappning, spänningar Hög stressbelastning
Tänkande Koncentrationssvårigheter, glömmer vardagliga saker eller ord Överbelastning, möjligt tidigt tecken på utmattning
Fritid Svårt att koppla av även när man är ledig Stressen följer med hem
Beteende Irritation, drar sig undan, längre arbetsdagar utan att hinna mer Ohälsosam arbetsbelastning

Kontrollfrågor för individen:

  • Känner jag mig utvilad efter en helg eller en ledig dag?
  • Har jag svårt att släppa tankarna på jobbet på kvällarna?
  • Glömmer jag saker oftare än tidigare?
  • Har besvären pågått i mer än några veckor?

Om flera svar pekar åt samma håll är det en signal att agera, både genom egna förändringar och genom att ta upp situationen med sin chef.

Checklista 2: Kartlägg orsakerna

Stress har nästan alltid flera källor. En del finns i arbetet, till exempel arbetsmängd, otydliga prioriteringar, konflikter eller arbetstider. En del finns utanför, till exempel familjesituation, ekonomi eller hälsa. Folkhälsomyndigheten bedömer dessutom att långvarig ensamhet antas leda till en stadigvarande, lågintensiv stressreaktion, vilket visar att även det sociala sammanhanget spelar roll.

Ett praktiskt sätt att kartlägga orsakerna är att under en eller två veckor anteckna när stressen känns som störst och vad som pågick just då. Använd sedan dessa frågor:

  1. Krav: Är arbetsmängden rimlig i förhållande till den tid jag har?
  2. Tydlighet: Vet jag vad som ska prioriteras när allt inte hinns med?
  3. Inflytande: Kan jag påverka hur och när arbetet utförs?
  4. Stöd: Finns det någon att vända sig till när det blir för mycket?
  5. Relationer: Finns det konflikter eller samarbetsproblem som tar energi?
  6. Återhämtning: Får jag pauser under dagen och tillräcklig vila mellan arbetspassen?
  7. Utanför arbetet: Finns det omständigheter i privatlivet som just nu tar mycket kraft?

Svaren gör det möjligt att skilja på sådant individen kan ändra själv och sådant som behöver lyftas till chefen. Frågorna om krav, tydlighet och stöd är i regel organisatoriska frågor som arbetsgivaren ansvarar för.

Checklista 3: Det här kan hjälpa i stunden

När stressen är akut behövs enkla åtgärder som fungerar direkt. Ingen enskild metod passar alla, men följande punkter är väl förankrade i svenska råd:

  • Ta mikropauser. Din psykiska hälsa rekommenderar korta avbrott under arbetsdagen för att hjälpa hjärnan att återhämta sig. Det kan vara att resa sig från skrivbordet, gå en kort sträcka eller titta bort från skärmen en stund.
  • Gör en sak i taget. Stäng av aviseringar och välj den uppgift som är viktigast just nu.
  • Skriv ner det som snurrar. En lista över det som ska göras frigör uppmärksamhet och gör det lättare att prioritera.
  • Andas lugnt och långsamt. Några minuters fokuserad andning eller en övning i medveten närvaro kan dämpa den akuta stressreaktionen. 1177 beskriver mindfulness som en metod som kan användas för att hantera bland annat stress och oro.
  • Prata med någon. Att sätta ord på situationen tillsammans med en kollega eller chef ger ofta ett nytt perspektiv på vad som faktiskt måste göras.

Åtgärderna i stunden lindrar, men de ersätter inte förändringar i arbetsbelastning eller vanor. Om samma situationer återkommer varje vecka ligger lösningen sannolikt i checklistorna nedan.

Checklista 4: Vanor som förebygger stress

Den långsiktiga stresshanteringen handlar om balans mellan belastning och återhämtning. Läkarförbundets material om stressrelaterad ohälsa lyfter fram regelbundna sovtider, veckovila, tid för fysisk aktivitet och tid för aktiviteter man tycker om. Där rekommenderas också att äta bra mat och hålla regelbundna mattider, samt att överväga meditation för den som har svårt att slappna av.

Sömn och återhämtning

  • Gå och lägg dig och stig upp på ungefär samma tider, även på helgen.
  • Planera in minst en dag i veckan utan arbete och arbetsrelaterad e-post.
  • Skapa en tydlig gräns mellan arbetsdag och fritid, särskilt vid distansarbete.

Mat och rutiner

  • Ät på regelbundna tider och hoppa inte över lunchen när det är mycket att göra. Enligt 1177 behöver hjärnan och kroppen sova och äta på ungefär samma tider varje dag för att kunna hantera stress.
  • Välj varierad och näringsrik mat. Det finns ingen enskild livsmedelsgrupp som botar stress, men regelbundenhet gör stor skillnad.

Rörelse

  • Lägg in fysisk aktivitet som en fast punkt i veckan, gärna något som också ger glädje.
  • Bryt långvarigt stillasittande under arbetsdagen. Folkhälsomyndigheten och Arbetsmiljöverket anger att forskning visar att korta träningspass ett par gånger i veckan under arbetstid kan minska långtidssjukfrånvaron.

Checklista 5: Arbetsgivarens ansvar

För en arbetsgivare är stresshantering inte en frivillig friskvårdsinsats utan en del av arbetsmiljöansvaret. Reglerna om organisatorisk och social arbetsmiljö, som tidigare fanns i AFS 2015:4, finns i dag i Arbetsmiljöverkets föreskrifter AFS 2023:2. Arbetsgivaren ska förebygga ohälsosam arbetsbelastning och se till att chefer och arbetsledare har kunskaper om hur det görs. Föreskrifterna ger exempel på åtgärder: att minska arbetsmängden, ändra prioriteringsordningen, variera arbetsuppgifterna, ge möjligheter till återhämtning, tillämpa andra arbetssätt, öka bemanningen eller tillföra kunskaper.

Arbetet ska bedrivas inom ramen för det systematiska arbetsmiljöarbetet, som enligt Arbetsmiljöverkets handbok innebär att regelbundet undersöka arbetsmiljön, bedöma risker, vidta åtgärder och följa upp. En genomgång av arbetsprocessen finns i vår guide till systematiskt arbetsmiljöarbete.

Steg Konkreta frågor för stress Exempel på underlag
Undersöka Var och när uppstår hög arbetsbelastning? Vilka grupper är mest utsatta? Medarbetarenkät, skyddsrond, medarbetarsamtal, sjukfrånvarostatistik
Bedöma risker Står kraven i proportion till resurserna? Hur allvarlig och sannolik är ohälsan? Riskbedömning tillsammans med skyddsombud
Åtgärda Vad kan ändras i bemanning, prioriteringar eller arbetssätt? Handlingsplan med ansvarig och tidpunkt
Följa upp Har åtgärden minskat belastningen? Behövs mer? Uppföljande samtal, ny mätning

Arbetsmiljön omfattar även den fysiska miljön. Buller, dålig luft och ostädade lokaler är faktorer som påverkar både trivsel och belastning, och sambandet beskrivs närmare i en artikel om städning och arbetsmiljö. Ta därför med den fysiska miljön när ni undersöker vad som skapar stress på arbetsplatsen.

Chefens checklista i vardagen

Läkarförbundet beskriver att arbetsgivaren kan stödja medarbetarna genom att vara närvarande, vara tydlig med mål och prioriteringar och i tuffa perioder hjälpa till med en så kallad inte-göra-lista. I praktiken innebär det att chefen:

  • har regelbundna avstämningar om arbetsbelastning, inte bara om resultat
  • säger vad som kan vänta när nya uppdrag tillkommer
  • uppmärksammar tidiga signaler och tar upp dem i ett enskilt samtal
  • vet när och hur företagshälsovården ska kopplas in
  • dokumenterar åtgärder och följer upp dem

Fler konkreta arbetssätt finns i vår praktiska guide för HR om arbetsrelaterad stress och i guiden om stresshantering för ledare.

Checklista 6: När ni bör söka professionell hjälp

Egna åtgärder räcker inte alltid. Enligt 1177 om utmattningssyndrom är utmattningssyndrom en följd av svår stress i kombination med för lite återhämtning. Den som har hög stress som ger sömnproblem, ångest eller hjärtklappning bör kontakta vårdcentralen eller företagshälsovården, och det är viktigt att söka hjälp tidigt för att minska risken att besvären blir allvarliga.

Sök hjälp om:

  • sömnproblemen har pågått i flera veckor trots att du försökt ändra dina rutiner
  • tröttheten inte går över efter vila eller ledighet
  • minne och koncentration påverkar arbetet eller vardagen
  • du har hjärtklappning, ångest eller andra kroppsliga besvär som oroar dig

Vid akuta bröstsmärtor eller tankar på att skada dig själv ska du alltid ringa 112. 1177 om stress anger att behandling vid stressrelaterad ohälsa kan innebära psykoterapi, som KBT, ändrade arbetsuppgifter eller fysioterapi. Via 1177 erbjuds även internetbaserad KBT, där man arbetar självständigt med regelbunden kontakt med en behandlare. För arbetsgivaren är det här skälet att ha ett avtal med företagshälsovård och en tydlig rutin för hur chefen agerar när en medarbetare mår dåligt.

Så inför ni checklistan i verksamheten

En checklista som sparas i en mapp gör ingen skillnad. Följande steg gör den till en del av det ordinarie arbetsmiljöarbetet:

  1. Förankra i ledningen. Bestäm vem som äger frågan och hur resultatet ska rapporteras.
  2. Utbilda chefer och skyddsombud. De som ska upptäcka signaler och bedöma risker behöver gemensamma kunskaper om regelverket och om stressens mekanismer.
  3. Använd individens checklista i medarbetarsamtalen. Frågorna om krav, tydlighet och stöd fungerar väl som samtalsstöd.
  4. Koppla resultatet till riskbedömningen. När flera medarbetare pekar på samma orsak är det en organisatorisk risk som ska bedömas och åtgärdas.
  5. Följ upp på fasta tider. Till exempel efter varje medarbetarenkät och inför perioder med känd hög belastning.

För en mer detaljerad arbetsgång kan ni utgå från vår beskrivning av organisatorisk arbetsmiljö steg för steg.

Vårt perspektiv på stresshantering

Vi möter ofta organisationer som har goda ambitioner men som behandlar stress som en individuell fråga. Medarbetarna erbjuds föreläsningar om sömn och mindfulness, medan arbetsbelastningen, prioriteringarna och bemanningen förblir oförändrade. Vår erfarenhet är att de mest verkningsfulla insatserna ligger i chefernas vardag: att kunna känna igen tidiga signaler, föra samtal om arbetsbelastning och veta vilka skyldigheter som följer av regelverket.

Därför anser vi att kunskap är grunden i allt stressförebyggande arbete. En chef som förstår sambandet mellan krav, resurser och återhämtning fattar andra beslut än en chef som saknar den kunskapen. När utbildningen dessutom kan genomföras på distans, i den takt som verksamheten tillåter, blir det realistiskt att ge alla chefer och skyddsombud samma grund, även i organisationer med flera orter eller skiftarbete.

— MIkael

Utbildning i arbetsmiljö för chefer och skyddsombud

Kraven i AFS 2023:2 förutsätter att chefer har kunskap om hur ohälsosam arbetsbelastning förebyggs. Vi erbjuder webbutbildningar inom arbetsmiljö som genomförs helt på distans, med tillgång till materialet i 180 dagar och på både svenska och engelska. Alla utbildningar avslutas med examination och kursintyg efter godkänt resultat. För chefer finns Arbetsmiljö för chefer, för chefer och skyddsombud gemensamt finns BAM-utbildning på distans, och för organisationer med särskilda behov tar vi fram företagsanpassade arbetsmiljöutbildningar.

Vanliga frågor

Hur blir man lugn när man är stressad?

Det som oftast hjälper i stunden är att ta en kort paus, andas lugnt och fokusera på en uppgift i taget. Att skriva ner det som ska göras minskar tankebelastningen. Om stressen återkommer dagligen behöver orsakerna kartläggas och åtgärdas.

Vilka är varningssignalerna för utmattning?

Tidiga tecken kan vara långvariga sömnstörningar och trötthet som inte går över efter vila, liksom koncentrations- och minnesproblem. Många upplever också att de inte kan koppla av på fritiden. Kontakta vårdcentralen eller företagshälsovården om besvären pågår över tid.

Vad ska man äta vid stress?

Det finns ingen särskild kost som botar stress. Svenska råd betonar regelbundna mattider och varierad, näringsrik mat, eftersom kroppen hanterar påfrestningar bättre med stabila rutiner för både mat och sömn.

Vad måste arbetsgivaren göra enligt lagen?

Arbetsgivaren ska bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete och enligt AFS 2023:2 förebygga ohälsosam arbetsbelastning. Det innebär att undersöka, riskbedöma, åtgärda och följa upp, samt att ge chefer de kunskaper som behövs för uppgiften.

Källor

Rekommendationer